Kokoukset

Kokous on demokraattinen päätöksentekotapahtuma, jossa noudatetaan vakiintuneita sääntöjä ja käytänteitä, joita kutsutaan kokoustekniikaksi. Kokouksia pidetään eri organisaatioissa, ja niillä on keskeinen rooli järjestötoiminnasa. Kun lähtee mukaan järjestötoimintaan, on siis hyvä tietää kokouskäytännöistä ja -tekniikasta vähintään perusasiat. Sääntöjen noudattamisessa tulee olla tarkkana, jotta kokousmenettelyt ovat laillisia ja kaikkien yhdistyksen jäsenten hyväksymiä.

KOKOUKSET YHDISTYKSISSÄ

Yhdistyksen asioista päätetään kokouksissa. Suurimmat asiat päätetään sääntömääräisissä yhdistyksen kokouksissa. Yhdistykset saavat valita, pitävätkö ne kerran vuodessa vuosikokouksen vai sekä syys– että kevätkokouksen. Tarvittaessa yhdistys voi näiden lisäksi pitää myös ylimääräisiä kokouksia. Pienistä ja juoksevista asioista tehdään päätöksiä yhdistyksen hallituksen kokouksissa, joita on säännöllisin aikavälein, yleisesti kerran kuussa.

Liittojen, joiden jäseninä on useita yhdistyksiä, yhdistyksen kokousta vastaava kokous on liittokokous. Puolueet, joihin kuuluu useita liittoja, järjestävät lisäksi puoluekokouksia. Liitto- ja puoluekokoukset ovat usein suuria ja useita päiviä kestäviä tapahtumia, joihin saattaa osallistua satoja tai jopa tuhansia ihmisiä. Yhdistykset, jotka ovat jäseniä jossakin liitossa ja mahdollisesti myös puolueessa, nimeävät edustajansa liitto- ja puoluekokouksiin; kaikki yhdistyksen jäsenet eivät siis niihin yleensä voi osallistua ainakaan äänivaltaisina. Valituille edustajille annetaan yhdistyksen valtakirjat.

Yhdistyslaissa ja yhdistyksen säännöissä kerrotaan, mitkä asiat on päätettävä yhdistyksen kokouksissa. Yleensä tietyt asiat käsitellään syyskokouksessa ja tietyt kevätkokouksessa. Monesti päätösasiat jakautuvat niin, että syyskokouksessa valitaan hallitus ja toiminnantarkastajat sekä päätetään talousarviosta ja toimintasuunnitelmasta seuraavalle vuodelle. Kevätkokouksessa päätetään vastuuvapauden myöntämisestä, hyväksytään toimintakertomus ja vahvistetaan tilinpäätös. Jos yhdistys pitää vain yhden kokouksen vuodessa, kaikki edellä mainitut päätösasiat käsitellään samassa kokouksessa. Lisäksi muun muassa sääntöjen muuttamisesta, suurista talousasioista, strategiasta ym. ohjelmatyöstä sekä yhdistyksen purkamisesta on tehtävä päätös yhdistyksen kokouksessa.

Kokoukset ovat pääsääntöisesti tilanteita, jotka pidetään sopivassa kokoustilassa ja johon osallistujat saapuvat fyysisesti paikanpäälle. Viimeisin yhdistyslaki mahdollistaa kuitenkin myös etäkokoukset, joita voidaan pitää helposti nykytekniikan avulla. Yhdistyksen hallitus voi pitää sähköpostikokouksia, tai osa kokousosallistujista voi osallistua kokoukseen vaikka Skypen välityksellä. Etäkokouksiin on olemassa myös omia ohjelmiaan. Etäkokouksen mahdollisuudesta on säädettävä yhdistyksen säännöissä.

Kaikkia yhdistyksen kokouksia ei voi pitää etäkokouksina. Tietyt asiat, kuten tilinpäätöksen hyväksyminen, on päätettävä perinteisessä fyysisessä kokouksessa. Niinpä yhdistyksen kokoukset ja muut kokoukset, joissa on tärkeitä päätösasioita, on pidettävä aina perinteisellä tavalla.

KOKOUKSEN JÄRJESTÄMINEN

Jotta kokous voidaan järjestää, on osallistujille lähetettävä kokouskutsu. Yhdistyksen säännöissä kerrotaan, mihin mennessä kutsu pitää lähettää. Hallituksen kokouksissa tuo aika on pääsääntöisesti lyhyempi kuin vuosikokouksissa. Hallituksen kokouksesta lähetetään kutsu vain hallituksen jäsenille, vuosikokouksesta koko yhdistyksen jäsenistölle. Säännöissä määrätään myös, miten kutsu lähetetään: voiko vuosikokouskutsut lähettää sähköpostitse vai täytyykö ne laittaa postiin? Joissakin yhdistyksissä ilmoitus lehdessä riittää kutsuksi vuosikokoukseen.

Kokousta valmisteltaessa pitää tietää, kuka hoitaa mitäkin. Yhdistyksen säännöissä kerrotaan, kuka kokouksen kutsuu koolle. Tämä henkilö on yleensä yhdistyksen puheenjohtaja, mutta puheenjohtajan ei välttämättä tarvitse olla kutsujen lähettäjä. Yleensä kokouskutsun liitteenä lähetetään esityslista ja mahdollisesti myös muita liitteitä. Pitää siis tietää, kuka nämä liitteet tekee. Monissa yhdistyksissä nämäkin ovat puheenjohtajan vastuulla.

Kokousta on siis valmisteltava, jotta se voidaan järjestää. Tämä tarkoittaa paitsi käytännöllisiä valmisteluja, kuten kokoustilanvuokrausta ja kokouspullien hankintaa, myös kokousasioiden suunnittelua. Jos kokouksessa käsitellään yhdistyksen strategia, sen on luonnollisesti oltava kokoukseen mennessä siinä kunnossa, että sen voi esitellä kokouksen osallistujille. Aina tulee olla selvää, kuka on vastuussa minkäkin asian valmistelusta.

Vaikka et olisi vastuussa kokouksen järjestelyistä, on kokoukseen aina hyvä valmistautua. Vähintäänkin kokouksen esityslista pitää lukea, jotta voi olla kärryillä siitä, mitä ja miten kokouksessa käsitellään. Jos et ole kovin kokenut kokouskävijä, kannattaa lukea myös kokoustekniikkaohjeita. Näin kokousta on helpompi seurata ja osallistua sen kulkuun sujuvasti. Ennen kokouksia, joissa tehdään tärkeitä päätöksiä, saattavat intressiryhmät pitää omia kokouksiaan ja päättää esimerkiksi etukäteen, miten äänestävät jossakin asiakysymyksessä.

KOKOUSTEKNIIKKA

Kokoustekniikka on se osa-alue, jonka kokemattomat kokouskävijät kokevat aluksi helposti hämmentäväksi ja monimutkaiseksikin. Perusasiat eivät ole vaikeita, ja ne oppii nopeasti. Perusteellisen kokoustekniikkataidon hankkiminen vaatii yleensä jo vähän panostusta. Oppaita kannattaa lukea, mutta parhaiten tässäkin asiassa oppii käytännössä ‒ kokoustamalla.

Kokouksessa voi kokemattomalle tulla ensinnäkin vastaan monia uusia termejä: esityslista, pöytäkirja, liite, puheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja, päätösvaltaisuus, asiakirja jne. Yllätyksenä voi myös tulla, että hyvien kavereidenkin kesken kokous on pidettävä virallisen protokollan mukaan: puheenjohtaja avaa kokouksen, laillisuus ja päätösvaltaisuus todetaan ja asiakohdat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, ellei toisin sovita. Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot niitä pyytäville, ja usein oman puheenvuoron aluksi kiitetään puheenjohtajaa annetusta puheenvuorosta. Kokous päättyy vasta, kun puheenjohtaja niin toteaa.

OSALLISTUJAT

Kokouksissa erityisiä tehtäviä on puheenjohtajalla, sihteerillä, ääntenlaskijoilla ja pöytäkirjantarkastajilla. Muita kokouksen osallistujia ovat hallituksen kokouksissa paikalla olevat hallituksen jäsenet ja vuosikokouksissa kaikki yhdistyksen jäsenmaksunsa maksaneet paikalla olevat jäsenet tai jäsenten valtuuttamansa edustajat. Kaikki kokouksen viralliset osallistujat voivat käyttää puheenvuoroja.  Kokous voi myös antaa puhe- ja läsnäolo-oikeuden (PLO) valitsemilleen henkilöille. Tällaisia ovat esimerkiksi yhdistyksen työntekijät tai muut asioiden esittelijät. Nämä henkilöt eivät kuitenkaan saa äänestää mahdollisissa äänestystilanteissa, toisin sanoen heillä ei ole äänivaltaa.

Yhdistyksen säännöissä määrätään, kuinka paljon kokouksessa tulee olla äänivaltaisia osallistujia, jotta kokous on päätösvaltainen. Hallituksen kokouksessa vaaditaan yleensä, että puolet hallituksesta on läsnä. Yhdistyksen kokouksessa saattaa riittää, että paikalla on puheenjohtaja ja sihteeri.

ASIAKOHDAT

Kokouksissa edetään esityslistan mukaisessa järjestyksessä kohdasta toiseen. Puheenjohtaja toteaa jokaisen kohdan aluksi avatuksi ja lopuksi päätetyksi. Hänellä saattaa olla käytössään nuija, jota hän kopauttaa kokouksen aluksi ja lopuksi sekä kohtien vaihtuessa. Kokouksen alussa on aina muutama vakiokohta, jotka ovat kokouksen avaaminen, kokouksen järjestäytyminen (todetaan läsnäolijat, valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat sekä tarvittaessa valitaan puheenjohtaja ja sihteeri), laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, esityslistan hyväksyminen ja ilmoitusasiat.

Vakiokohtien jälkeen alkavat varsinaiset asiakohdat, jotka voivat olla mitä vain yhdistyksen päätösasioita. Tällaisia voivat olla vaikka ”Tulevan toimintavuoden suunnittelu” tai ”Tilinpäätöksen hyväksyminen”. Asiakohdan alussa asia monesti esitellään. Tämän voi tehdä yhdistyksen työntekijä, puheenjohtaja tai joku muu asiaa valmistellut henkilö. Esittelyn jälkeen puheenjohtaja avaa aiheesta keskustelun, jonka aikana voi pitää puheenvuoron: esittää kysymyksiä ja kommentteja. Keskustelun jälkeen siirrytään päättämään asiasta. Jos asia on esimerkiksi vielä valmisteluvaiheessa, kokous päättää merkitä asian tiedoksi. Ennen kokouksen päättämistä esityslistassa on yleensä vakiokohta ”Muut esille tulevat asiat”.

PUHEENVUOROT

Puheenvuoroja on erilaisia. Perinteiset puheenvuorot, joille saatetaan antaa kesto, kauanko puheenvuoro saa kestää, jaetaan siinä järjestyksessä kuin niitä on pyydetty. Muita puheenvuorotyyppejä ovat repliikki ja työjärjestyspuheenvuoro. Nämä puheenvuorot ovat etuoikeutettuja, eli ne myönnetään puheenvuoron pyytäjälle heti. Repliikki on tavanomaista puheenvuoroa lyhyempi, ja se on yleensä vastaus, täsmennys tai korjaus jonkun muun esittämään puheenvuoroon. Työjärjestyspuheenvuoro koskee kokouksen etenemistä. Sellaisen voi pitää esimerkiksi, jos pyytää asioita käsiteltävän jossakin poikkeavassa järjestyksessä.

PÄÄTTÄMINEN

Jos asia on valmis päätettäväksi, kokous tekee siitä lopullisen päätöksen. Päätösasialla voi olla pohjaesitys, jonka on tehnyt esimerkiksi hallitus vuosikokoukselle tai puheenjohtajisto hallitukselle. Kokouksen viralliset osallistujat voivat tehdä oman esityksensä. Jonkun toisen kokousedustajan pitää sanoa kannattavansa esitystä, jotta siitä tulee esitys, josta voidaan äänestää. Jos mikään esityksistä ei saa kannatusta tai muita esityksiä ei tule, pohjaesitys hyväksytään sellaisenaan. Jos kannatettuja esityksiä on yksi tai useampi, niiden ja mahdollisen pohjaesityksen välillä äänestetään.

ÄÄNESTÄMINEN

Äänestäminen voidaan toteuttaa avoimesti tai suljettuna lippuäänestyksenä. Henkilövalinnoista äänestetään aina suljetulla lippuäänestyksellä. Asiakysymyksistä, esimerkiksi tilinpäätöksen hyväksymisestä, voidaan äänestää nostamalla käsi tai vihreä (kyllä-ääni) tai punainen (ei-ääni) lappu ylös. Etenkin kokouksissa, joissa on paljon osallistujia ja joissa ääntenlaskijoiden työ on normaalia suurempi, voi puheenjohtaja pitää koeäänestyksen, joka säästää aikaa. Katso tarkka äänestyksen kulku täältä.

Päätettävän asian käsittelyyn voi esittää lykkäystä. Tällöin äänestetään ensimmäisenä, jatkuuko asian käsittely vai lykätäänkö sitä. Lykkäys tarkoittaa, että asia joko pöydätään, palautetaan takaisin valmisteluun, tai asia poistetaan kokonaan esityslistalta, jolloin siitä ei tehdä päätöstä lainkaan.

PONSI

Asian käsittelyn yhteydessä voi virallinen kokousedustaja tehdä ponsiesityksen. Tällöin kokousedustaja haluaa, että jotakin päätösasiaan liittyvää asiaa selvitetään tai valmistellaan. Jos esimerkiksi kaupunginvaltuusto päättää rakentaa uimahallin johonkin kaupunginosaan, voi kaupunginvaltuutettu tehdä ponnen, jossa toivoo valmisteltavan, miten liikuntamahdollisuuksia muissa kaupunginosissa tulevaisuudessa aiotaan edistää. Muiden kokousosallistujien tulee hyväksyä ponsiesitys; jos he eivät voi hyväksyä sitä yksimielisesti, siitä on äänestettävä.

ERIÄVÄ MIELIPIDE

Eriävä mielipide annetaan, kun päätös on tehty. Kokousosallistuja, joka on esittänyt vastaesityksen tai äänestänyt valittua esitystä vastaan, voi esittää eriävän mielipiteensä päätökseen heti päätöksenteon jälkeen. Jos asian esittelijä esittää eriävän mielipiteensä, hän vapautuu päätöksen tuomasta oikeudellisesta vastuusta. Kokousosallistuja, joka on äänestänyt päätöstä vastaan, ei ole oikeudellisessa vastuussa tehdystä päätöksestä, mutta hänkin voi halutessaan jättää eriävän mielipiteensä, jos haluaa korostaa esimerkiksi äänestäjilleen olleensa eri mieltä asiasta.

ESTEELLISYYS

Henkilö voi olla kokouksessa tietyn päätösasian yhteydessä jäävi eli esteellinen tekemään päätöstä, jos on vaarana, että hän on päätösasian suhteen kahdessa roolissa. Esimerkiksi liikuntaharrastuksen avustuksista päättävässä lautakunnassa istuva jäsen, joka on myös avustusta hakevan urheiluseuran toiminnassa aktiivisesti mukana, ei voi olla lautakunnassa tekemässä päätöstä urheiluseuroille jaettavista avustuksista, koska hän ei ole asiassa puolueeton. Henkilö voi olla esteellinen myös silloin, kun päätös koskee hänen läheistään, kuten perheenjäsentä. Jäävi henkilö ilmoittaa päätöskohdan aluksi olevansa asian käsittelyssä esteellinen ja poistuu kohdan ajaksi kokoustilan ulkopuolelle.

Esteellisyyden kanssa kannattaa olla tarkkana: jo epäily siitä, että henkilö ei ole puolueeton, antaa aiheen esteellisyydelle. Esteellisyyttä valvotaan, koska päätöksenteon halutaan olevan avointa. Äänestäjien ja yhdistyksen jäsenten on helpompi luottaa päätöksentekijöihin, jotka tuovat esteellisyytensä avoimesti esiin. Jokainen kokouksen osallistuja on itse vastuussa esteellisyydestään, mutta siitä voi kysyä neuvoa esimerkiksi yhdistyksen puheenjohtajalta tai kunnan lakimieheltä. Jos asia käsitellään siten, että esteellinen henkilö on ollut mukana tekemässä päätöstä, on tehty menettelyvirhe, jonka vuoksi päätös yleensä kumotaan.

MITEN ONNISTUN KOKOUKSESSA?

Kokoukset ovat perusperiaatteiltaan samanlaisia, ja niissä toimitaan aina tietyn protokollan mukaan. Kokoukset eroavat toisistaan kuitenkin sen perusteella, paljonko niihin osallistuu ihmisiä. Pienten yhdistysten kokouksissa osallistujia saattaa olla vain muutama, kun taas suurten liittojen kokouksissa osallistujia voi olla satoja.

Luonnollisesti kokouksessa, jossa on vain vähän osallistujia, saa äänensä helpommin kuuluviin kuin suurissa liittokokouksissa. Tämä ei tarkoita, etteikö suurissa kokouksissa kannattaisi käyttää ääntään. Päinvastoin juuri suurissa kokouksissa päätetään yleensä hyvin merkittävistä asioista. Oma järjestöura kannattaa aloittaa pienestä paikallisyhdistyksestä ja kerätä näin rohkeutta ja kokemusta osallistua isompien yhdistysten toimintaan.

Jotta kokouksessa voi saada tavoitteitaan läpi, on tärkeää hallita sekä kokoustekniikkaa että asiasisältöjä. Huolellinen valmistautuminen onkin tärkeää, olit sitten menossa kokoukseen uutena untuvikkona tai jo kokeneena konkarina. Kun asioista on ottanut tunnollisesti selvää, kaikki kiinnittävät epävarmuuden ja jännityksen sijaan huomiota asiantuntemukseesi.

Omat näkemyksensä ja tietonsa kannattaa tuoda esille, mutta on myös tärkeää olla vastaanottavainen ja kohtelias muita kohtaan. Kun annat muille tilaa kertoa näkemyksiään ja vastaat niihin asiallisesti, muut huomaavat, että olet yhteistyökykyinen. Taitava kokoustaja onkin tasapainoinen: toisaalta tuo omat näkemyksensä jämäkästi esille ja toisaalta osaa ottaa muut huomioon. Tällaiset kokoustajat ovat niitä, jotka pystyvät tekemään parhaita päätöksiä.